ေမး၊ IT Service တစ္ခုမွာ အလုပ္လက္ခံတဲ့အခါ ဘယ္ႏွစ္ရက္ေနရင္ ရမယ္ဆုိျပီး လက္ခံပါတယ္..။ Customer က ျပန္ေရြးျပီးသြားျပီဆုိရင္ အေရာင္တစ္ခုေပၚျပီး Due Date က ေရာက္ေနျပီ၊ Service က မျပီးေသးဘူးဆုိရင္ အေရာင္တစ္ခု ေပၚလာေစခ်င္ပါတယ္..။ ဘယ္လုိလုပ္ရပါမလဲ ခင္ဗ်ာ ?
ေျဖ။ ဒီျပသနာကုိ Conditional Formatting သုံးျပီး ေျဖရွင္းၾကရေအာင္..။ သင္ခန္းစာကုိ မေလ့လာခင္ သူ႕ရဲ႕ Data ေတြ ဘယ္လုိရွိေနတယ္ဆုိတာ သိဖုိ႕ ပုံ - ၁ ကုိ ပထမဆုံး အရင္ၾကည့္ရေအာင္..။
ဒီေနရာမွာ က်ေနာ္တုိ႕ အဓိကထား တြက္ခ်က္မွာေတြက ပစည္း စအပ္တဲ့ရက္၊ ျပန္ခ်ိန္းတဲ့ ရက္နဲ႕ အလုပ္ ျပီးမျပီး ျပထားတဲ့ Progress Column ရယ္ ျဖစ္ပါတယ္..။
*****************************************************
❖ Conditional Formatting မွာ အလြယ္တကူ သုံးနုိင္တဲ့ Function ေတြ အမ်ားၾကီး ပါျပီးသား ျဖစ္ပါတယ္..။ သုိ့ေသာ္ အခုလုိ အေျခအေနမ်ိဴးအတြက္ေတာ့ ကုိယ္ပုိင္ Custom Formula ေတြ ေရးသားမွ အဆင္ေျပမွာ ျဖစ္ပါတယ္..။
ဒီအတြက္ ပထမဆုံး A2:G10 ကို Select မွတ္လုိက္မယ္..။
(ဆုိလုိတာက က်ေနာ္တုိ႕ရဲ႕ Data Range ကုိ Select မွတ္တာေပါ့..)
ျပီးရင္ ပုံ - ၂ ထဲမွာ ျပထားတဲ့အတုိင္း Home tab ေအာက္ကုိ Conditional Formatting ကုိ သြား၊ New Rule ကုိ ကလစ္ပါ။ ေပၚလာတဲ့ Box ထဲက Use a formula to determine which cell to format ကုိ ေရြးလုိက္ပါမယ္..။
ဒါဆုိ Formula ေရးဖုိ႕ ေပၚလာမယ္..။
*****************************************************
❖ ဒီထဲမွာ ေရးတဲ့ Formula ေတြက အျမဲတမ္း Logical Test ျဖစ္ရ ပါမယ္..။ Logical Test ဆုိတာ TRUE သုိ႕ FALSE ျပန္ရေစတဲ့ Formula ကုိ ေခၚတာပါ။
ဥပမာ A1 ထဲမွာ 10 လို႕ ရွိေနတယ္ဆုိပါစုိ႕။ =A1>5 လုိ႕ ေရးသားရင္ A1 ထဲက တန္ဖုိးက ၅ ထက္ၾကီးလားလုိ႕ ေမးတာေပါ့။ ၾကီးတဲ့အတြက္ TRUE လုိ႕ ရမယ္..။ တကယ္လုိ႕ =A1<7 ဆုိရင္ေတာ့ False လုိ႕ ရမွာေပါ့။
ဒါဟာ Logical Test ပါပဲ။
က်ေနာ္တုိ႕ေရးတဲ့ Logical Test က TRUE ဆုိရင္ Conditional Format က အလုပ္လုပ္မယ္..။ FALSE ဆုိ မလုပ္ဘူး ေပါ့။
*****************************************************
❖ Customer က ျပန္ေရြးျပီးသြားရင္ ကာလာေပၚေစခ်င္တယ္..
ေရြးျပီးရင္ Column G မွာ Taken လုိ႕ ေရးထားတယ္..။ ျပန္မေရြးေသးရင္ေတာ့ အျခားမွတ္ခ်က္ တစ္ခုခု ရွိေနမွာျဖစ္ပါတယ္…။
အခု က်ေနာ္တုိ႕က ျပန္ေရြးျပီးသြားရင္ အဲဒီ Row တစ္ခုလုံး ကာလာ ေပၚလာေစခ်င္တယ္..။
ေနာက္တစ္နည္းေျပာရရင္ G Column မွာ Taken လုိ႕ ေရးထားတဲ့ Row ေတြ အကုန္လုံး ကာလာေပၚေစခ်င္တာေပါ့။
ဒါေၾကာင့္ G2 မွာ Taken ရွိလားလုိ႕ Logical test ေမးမယ္..။
=G2=”Taken”
(Formula ထဲမွာ စာသားေရးတုိင္း “ “ နဲ႕ ေရးသားရပါတယ္..။)
Column G တစ္ခုထဲမွာပဲ ရွာမယ္..။ အျခား Column ေတြမွာ Taken ကုိသြားမရွာဘူးဆိုတာ ေသခ်ာေအာင္ Column G ကုိ Lock ခ်ပါမယ္..။ (အဲလုိ လုိက္မေရြ႕ေအာင္ Lock ခ်ဖုိ႕ $ ကုိ သုံးရပါတယ္..)
Row 2 ျပီးရင္ Row 3, Row 4 စသျဖင့္ ဆင္းျပီး ၾကည့္ေစခ်င္တယ္..။ ဒါေၾကာင့္ Row ကုိ Lock မခ်ရဘူးေပါ့ ။ ဆုိေတာ့
=$G2=”Taken” လုိ႕ ေရးသားလုိက္တယ္..။
Formula က ရျပီ၊ လုိခ်င္တဲ့ Format ရဖုိ႕ ပုံ - ၃ ထဲမွာ ျပထားတဲ့အတုိင္း Format ကုိ ကလစ္လုိက္ပါ။ Format Box က်လာမယ္..
Fill မွာ ကုိယ္ႏွစ္သက္တဲ့ အေရာင္ေရြး၊
Font အေရာင္ ေျပာင္းခ်င္ရင္ Font မွာ လဲ Automatic အစား ကုိယ္ၾကိဳက္တာေရြးေပါ့၊
ျပီးရင္ အဆင့္ဆင့္ အုိေက ေပးလုိက္တာနဲ႕ Taken ရွိတဲ့ Row ေတြအားလုံး အေရာင္ခ်ယ္ထားတာေတြ႕ရမွာပါ..။
*****************************************************
❖ Due Date ေက်ာ္သြားျပီ၊ Service က မျပီးေသးဘူး ဆုိရင္ ကာလာတစ္ခု ေပၚေစခ်င္တယ္..။
- Excel မွာ Date ေတြကုိ ေပါင္းတာ ႏွဳတ္တာ လုပ္လုိ႕ရတယ္..။ ဥပမာ 21/1/2017 ထဲက 19/1/2017 ကုိ ႏွဳတ္ရင္ 2 လုိ႕ ရမွာ ျဖစ္ပါတယ္..။
- လက္ရွိ ေရာက္ေနတဲ့ ေန႕ကို =TODAY() ဆုိတဲ့ Formula က ေပးနုိင္တယ္..။
- Column B မွာ အလုပ္လက္ခံတဲ့ ရက္စြဲေတြ ေရးထားတယ္..။
- ဆုိေတာ့ =TODAY() – B2 ဆုိရင္ အလုပ္လာအပ္တာ ဘယ္ႏွစ္ရက္ၾကာသြားျပီလဲဆုိတာ သိရပါမယ္..။
- Due after မွာ အလုပ္လက္ခံျပီး ဘယ္ႏွစ္ရက္ေနရင္ ရမယ္ဆုိတာ ေရးထားတယ္..။
- ၾကာတဲ့ရက္က သူတုိ႕ကို ခ်ိန္းလုိက္တဲ့ရက္ထဲ ပိုၾကာေနလားလုိ႕ Logical Test ေမးမယ္ဆုိရင္ =TODAY() – B2 > F2 လုိ႕ ေရးလုိက္ရင္ ရျပီ၊ အေပၚမွာ ရွင္းျပခဲ့တဲ့ သေဘာတရားအတုိင္းပဲ Column B နဲ႕ F မွာပဲ ၾကည့္ဖုိ႕ Lock ခ်လုိက္မယ္…။ =TODAY() – $B2 > $F2
- အလုပ္ျပီးရင္ Column G မွာ Finished လုိ႕ ေရးထားတယ္..။ ျပီးလုိ႕ ယူသြားရင္ Taken ေပါ့။ အဲဒီနွစ္ခု မဟုတ္ရင္ မျပီး ေသးလုိ႕ ေပ့ါ။ ဆုိေတာ့ G2 မွာ Finished သုိ႕မဟုတ္ Taken မဟုတ္ဘူးဆုိရင္ ကာလာထည့္မယ္..။
- G2 က Finished နဲ႕ မညီရဘူး =$G2<>”Finished”
- G2 က Taken နဲ႕ မညီရဘူး =$G2<>”Taken”
- ခ်ိန္းထားတဲ့ရက္ထက္ ပုိၾကာေနလား =TODAY() – $B2 > $F2
အေပၚက Logical Test သုံးခုလုံးမွန္မွ ကာလာထည့္မယ္..။
ဒီလုိ Logical test ေတြ အားလုံးမွန္မွ TRUE လုိ႕ ျပန္လာေစခ်င္ရင္ ေရွ႕ က ေန AND နဲ႕ ခ်ိတ္ေပးရတယ္..။ (Logical Test ေတြ အကုန္မွန္စရာမလုိဘူး၊ တစ္ခုမွန္တာနဲ႕ TRUE လုိ႕ ျပန္ရခ်င္ရင္ေတာ့ OR ကုိ သုံးရပါတယ္..။)
အဲဒီေတာ့
=AND(TODAY() - $B2 > $F2, $G2<>"Finished", $G2<>"Taken") လုိ႕ ေရးသားရမွာ ျဖစ္ပါတယ္.။
ပုံ - ၄ မွာ ျပထားတဲ့အတုိင္း အခု ဒီ Formula ကုိ ခုနကလုိပဲ New Rule ထဲမွာ ျပန္ထည့္၊ Format မွာ ႏွစ္သက္ရာ Color ေရြးေပးရင္ ရပါျပီ။
*****************************************************
အေသးစိတ္ ေသခ်ာ ေရးရေတာ့ ပုိ႕စ္က ရွည္သြားတယ္.။ လုိက္လုပ္ၾကည့္ရင္ ပုိျပီး နားလည္သြားမွာပါ..။
အားလုံးပဲ Excel ကုိ အထိေရာက္ဆုံး အသုံးျပဳ နုိင္ၾကပါေစ ခင္ဗ်ာ..။
MEET
Admin>>>>
Myanmar Excel Expert Team
ကိုမိုး(နည္းပညာ)
Post A Comment:
0 comments: